jueves, 24 de noviembre de 2011

Poner el control Calendario en un fomulario

Ya hemos visto cómo poner el control Calendario en una hoja; vamos a estudiar otra variante que consiste en ponerlo en un formulario. Insertaremos un botón para lanzarlo, que necesitará unas cuantas líneas de código en Visual Basic. Una vez terminado el ejercicio, la hoja se verá de la siguiente manera:

El calendario no estará visible hasta que pulsemos el botón. En ese momento se mostrará el formulario, elegiremos la fecha, que se escribirá en la celda C2, y podremos cerrarlo.

Entramos en VBA (Visual Basic para Aplicaciones) pulsando Alt + F11 e insertamos un formulario accediendo a Insertar + UserForm.

El Formulario está identificado con el número 1. El Cuadro de herramientas (número 2) contiene los controles que hay que incorporar al formulario; por defecto, se muestran los controles de la imagen, pero se pueden añadir más. La ventana número 3 es el Explorador de proyectos; si no está visible, hay que pulsar el icono número 5. La Ventana de Propiedades (número 4) permite poner las propiedades que queramos a los controles incorporados en el formulario; si no está visible, tendremos que pulsar el icono número 6.

Hacemos clic en el formulario para asegurarnos de que esté seleccionado y, en la Ventana de Propiedades, ponemos los siguientes valores:
  • (Name): frmCalendario
  • Caption: Calendario
  • Height: 204,75
  • Width: 261,75
  • Left: 50,25
  • Top: 200,25
Volvemos a hacer clic en el Formulario. En el Cuadro de herramientas no está el control Calendario; debemos añadirlo a la lista de controles para poder utilizarlo.

Hacemos clic con el botón derecho en el Cuadro de herramientas y, en el menú contextual, elegimos Controles adicionales. Marcamos Control de calendario 11.0 y pulsamos Aceptar.

El control calendario se ha incorporado a la lista del Cuadro de herramientas.

Arrastramos el nuevo control desde el Cuadro de herramientas hasta el Formulario y le ponemos las propiedades siguientes:
  • (Name): CCalendario
  • Height: 174
  • Width: 246
  • Left: 6
  • Top: 6
  • (Personalizado): Aquí se puede cambiar el formato, fuentes, colores...
Pulsamos F7 para entrar en el Editor de código y escribimos los procedimientos siguientes:

El siguiente paso consistirá en insertar un módulo para escribir el procedimiento que lanzará el formulario. Accedemos a Insertar + Módulo y, en el Editor de código, escribimos:

Salimos de VBA pulsando Alt + Q.

Ya estamos de vuelta en nuestra hoja de cálculo. Necesitamos lanzar el formulario de alguna manera. La forma más sencilla es poniendo un botón en la hoja y asociándolo al formulario. Podemos utilizar el botón del cuadro de Controles de formulario o una autoforma. Vamos a usar la segunda opción.

Accedemos a Insertar + Formas + Rectángulo redondeado y dibujamos un rectángulo en la hoja.

Arrastramos el tirador (rombo amarillo) hacia la derecha para redondear los laterales.

En Herramientas de dibujo + Formato, abrimos la lista de formatos en el grupo Estilos de forma y elegimos el que más nos guste. Arrastramos la autoforma a la posición deseada, escribimos en su interior la palabra Calendario, la centramos horizontal y verticalmente, elegimos el tipo de letra, etc. En el menú contextual elegimos Asignar macro.

En el cuadro de diálogo, seleccionamos Lanzar_Calendario y pulsamos Aceptar.

Sólo falta guardar el ejercicio y probarlo. Cuando un libro de Excel 2010 contiene macros, es necesario guardarlo con extensión .xlsm; para ello, accedemos a Archivo + Guardar como; en Nombre de archivo ponemos el que queramos y en Tipo elegimos Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).

Descargar archivo (S85-Calendario.xlsm)

Descargar archivo (S85-Calendario.xls)


miércoles, 23 de noviembre de 2011

Insertar el control Calendario en una hoja

Para poner una fecha en una celda, podemos escribirla directamente o seleccionarla en un calendario insertado en la hoja y vinculado con la celda. Este calendario es un control ActiveX que se instala extrayéndolo de la ficha Programador. En Excel 2010 el "Control de calendario" ha sido eliminado, pero si al instalar Excel 2010 se mantuvo la versión anterior (2003 ó 2007), podrá seguir utilizándose.

Accedemos a Programador + Insertar + Controles ActiveX + Más controles.

En el cuadro de diálogo Más controles, seleccionamos Control de calendario 11.0 y pulsamos Aceptar.

Marcamos un rectángulo en el lugar donde queremos poner el control y el calendario quedará insertado.

Con el calendario seleccionado, accedemos al menú contextual y elegimos Propiedades (también, desde el grupo Controles de la ficha Programador, clic en Propiedades). En la propiedad LinkedCell ponemos la celda a la que queremos vincular la fecha elegida en el calendario. En el ejemplo, la celda C3.

Terminamos cerrando la ventana de Propiedades haciendo clic en el botón Modo Diseño.

Ahora, elegimos una fecha cualquiera en el calendario; por ejemplo, el 6 de junio de 2012. La fecha seleccionada se insertará en la celda C3 con el formato "dd/mm/aaaa".

Hay un detalle extraño. ¿Por qué se ajusta la fecha a la izquierda de la celda cuando, por defecto, las fechas se ajustan a la derecha? La razón es sencilla, el dato se inserta como un texto, no como una fecha. Si ponemos en una celda vacía: =ESTEXTO(C3), Excel nos devolverá VERDADERO, confirmando que el dato es un texto.

Si intentamos poner a C3 un formato de fecha distinto; por ejemplo, dddd, dd "de" mmmm "de" aaaa, veremos que no se puede. Es lógico, a un texto no se le puede asignar un formato de fecha.

Para hacerlo, tendremos que usar otra celda (por ejemplo, la C4) en la que se transforme el texto en el valor numérico de la fecha seleccionada en el control calendario. Esto se puede hacer de dos formas: usando la función VALOR, o sumándo a C3 un cero.

En C4:
=VALOR(C3)   [Resultado: 41066]

En D4:
=C3+0   [Resultado: 41066]

Ahora ya podemos poner a C4 (o a D4) el formato dddd, dd "de" mmmm "de" aaaa. El resultado será: miércoles, 06 de junio de 2012.


viernes, 18 de noviembre de 2011

Separadores de decimales y de miles

Aunque en algunos países es al revés, en España el separador de miles es el punto (.) y el separador decimal, la coma (,). No sé en que circunstancias convendría modificar esta convención usando otros separadores, pero bueno es saber que se puede.

Por ejemplo, vamos a mostrar el número 24.215.908,617 con el formato 24 245 908|617, sustituyendo los puntos de los miles por espacios y la coma decimal por una barra vertical.

Seleccionamos toda la hoja (o el rango de celdas donde vayamos a hacer la prueba) y ponemos formato numérico con tres decimales y separador de miles.

Accedemos a Archivo + Opciones + Avanzadas; desmarcamos Usar separadores del sistema; en Separador de decimales, ponemos la barra vertical (|); en Separador de miles, dejamos un espacio con la barra espaciadora y terminamos pulsando Aceptar.

Ahora, para escribir un número con decimales, debemos recordar que la coma hay que sustituirla por la barra vertical. Por tanto, para poner el número anterior en A1, hay que escribir: 24215908|617. Excel separará automáticamente los miles con espacios y nos devolverá 24 215 908|617. Este número es una cifra normal; por tanto, podemos realizar operaciones matemáticas normalmente. Por ejemplo, si queremos dividirlo por 251, escribiremos en otra celda: =A1/251. El resultado será 96 477|724.

miércoles, 16 de noviembre de 2011

Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido

Los usuarios de Excel 2003 estamos habituados a las barras de herramientas y al usar las nuevas versiones, en ocasiones, las echamos en falta. En las versiones 2007 y 2010 han desaparecido pero, quizás para los nostálgicos, Microsoft ha dejado, en la parte superior, la Barra de herramientas de acceso rápido. Por defecto, sólo presenta tres iconos: Guardar, Deshacer y Rehacer, pero se pueden quitar o añadir nuevos iconos.

Para añadir iconos hay varios métodos. Si el icono está visible en la Cinta de opciones, basta hacer clic con el botón derecho sobre él y seleccionar Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido. Por ejemplo, para añadir el icono Proteger hoja, tendremos que ir a la ficha Revisar  y, en el menú emergente de la opción Proteger hoja, elegiremos Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido.

La barra de acceso rápido quedará así:

Si el icono no está visible en la Cinta de opciones, hay que actuar de otra manera. Accedemos a Archivo + Opciones + Barra de herramientas de acceso rápido (también se puede hacer clic en la flecha de la barra de acceso rápido y elegir Más comandos).

Abrimos la lista Comandos disponibles en y seleccionamos Todos los comandos. En el panel de la izquierda elegimos el icono que queremos añadir y pulsamos Agregar. Repetimos el proceso tantas veces como queramos y terminamos pulsando Aceptar. El resultado podría ser:

Para eliminar un icono de la Barra de herramientas de acceso rápido, basta hacer clic con el botón derecho sobre el icono y, en el menú contextual, elegir la opción Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido.

En Excel 2010, la configuración de la Barra de herramientas de acceso rápido se guarda en un fichero XML llamado Excel.officeUI. La localización de este fichero dependerá de cada caso; por ejemplo, en mi ordenador está en C:\Users\Javi\AppData\Local\Microsoft\OFFICE. Para poner la misma configuración en otra máquina, basta copiar el fichero en la carpeta equivalente del nuevo ordenador. En Excel 2007, el fichero de configuración se llama Excel.qat.

Los ficheros de configuración de las Barras de herramientas de acceso rápido de Word 2007 y Word 2010 se llaman, respectivamente, Word.qat y Word.officeUI .

lunes, 14 de noviembre de 2011

Volumen de agua embalsada. Gráfico de termómetro

A no mucha distancia de mi casa hay algunos embalses y pantanos para abastecer de agua a los pueblos y regular el cauce de los ríos. He tomado nota de las capacidades de cinco, las he puesto en una hoja de cálculo junto a unos niveles de llenado imaginarios y he construido un gráfico.

El gráfico muestra, en azul, las capacidades de los pantanos y, en rojo, el volumen de agua embalsada. Se trata de un gráfico de tipo termómetro que vamos a ver cómo se construye.

La columna E es la diferencia entre las columnas C y D.

Seleccionamos B2:E7 y accedemos a Insertar + Columna + Columna agrupada. Eliminando la leyenda el gráfico queda así:

Hacemos doble clic en una columna granate y, en Opciones de serie, marcamos el botón de opción Eje secundario. Repetimos este paso con las columnas de color verde.

Doble clic en una columna azul y, en Opciones de serie, ponemos 45% en Ancho del Intervalo.

Clic con el botón derecho en una columna granate (o en una verde). En el menú emergente, seleccionamos Cambiar tipo de gráfico de series y elegimos Columna apilada.

Doble clic en una columna azul.
  • En Relleno, elegimos Relleno degradado. En Puntos de degradado, dejamos los tres delimitadores que hay por defecto; a los delimitadores de los extremos, les ponemos Azul, Énfasis 1, Oscuro 25%, y al central, Azul, Énfasis 1, Claro 60%. En Dirección, elegimos Lineal izquierda.
  • En Color de borde, ponemos Sin línea.
Doble clic en una columna verde.
  • En Relleno, elegimos Relleno degradado. En Puntos de degradado, eliminamos el delimitador central; al delimitador izquierdo les ponemos Azul, Énfasis 1, Claro 60%, y al de la derecha, Azul, Énfasis 1, Oscuro 25%. En Dirección, elegimos Lineal derecha.
  • En Color de borde, ponemos Sin línea.
Doble clic en una columna granate.
  • En Relleno, elegimos Relleno degradado. En Puntos de degradado sólo debe haber dos delimitadores; al delimitador izquierdo les ponemos Negro, Texto 1, Claro 15%, y al de la derecha, Rojo. En Dirección, elegimos Lineal derecha.
  • En Color de borde, ponemos Sin línea.
Las dos escalas verticales coinciden; en caso de no hacerlo, habría que igualarlas haciendo doble clic en la vertical secundaria e igualándola con la principal.

Eliminemos la escala vertical secundaria. Para ello, hacemos doble clic encima de ella y, en Marca de graduación principal, en Marca de graduación secundaria y en Etiqueta del eje, elegimos Ninguno.

Doble clic en la escala vertical izquierda. En Número y en la opción Posiciones decimales, ponemos 0.

Con el gráfico seleccionado, accedemos a Herramientas de gráficos + Presentación + Título de gráfico + Encima del gráfico. En letra Calibri + 16 + Anaranjado + Énfasis 6 + Oscuro 50%, ponemos el título siguiente: Estado de los embalses

Con el gráfico seleccionado, accedemos a Herramientas de gráficos + Presentación + Rótulos del eje + Título del eje vertical primario + Título girado. En letra Calibri + 12, ponemos el título siguiente: Hectómetros cúbicos

Doble clic en cualquiera de las líneas de división principales.
  • En Color de línea, elegimos Línea sólida. En Color, seleccionamos Blanco, Fondo 1, Oscuro 25%.
  • En Estilo de línea y en el apartado Tipo de guión, elegimos Punto cuadrado.
Hacemos clic en el Área del gráfico y ponemos un Relleno sólido de color Azul, Énfasis 1, Claro 40%.

Hacemos doble clic en el Área del trazado y ponemos un Relleno sólido de color Aguamarina, Énfasis 5, Claro 60%.

Con esta técnica, se pueden crear variaciones sobre este gráfico como los que se muestran a continuación:

En el siguiente enlace se puede descargar un fichero ZIP con los tres gráficos.

Descargar archivo (S49-Embalses.xls)

Descargar archivo (S49-Embalses.xlsx)
 

martes, 8 de noviembre de 2011

El error del 29 de febrero de 1900

La duración del año el tiempo que tarda la tierra en dar una vuelta alrededor del sol es aproximadamente 365,25 días. Éste es el valor que se utilizó para elaborar el calendario juliano (46 a.C.). Si consideramos que el año tiene 365 días, despreciamos 1/4 de día, por lo que cada 4 años es necesario añadir un día para ajustar el desfase. Ese año tendrá 366 días y se llama año bisiesto.

Cuando se confeccionó el calendario gregoriano (1582 d.C.) se empleó un dato más preciso: 365,2425. En este calendario (el actual), al añadir 1 día cada 4 años no se ajusta el desfase ya que 0,2425x4=0,97. Por tanto, es necesario quitar 3 días cada 400 años para que el ajuste sea exacto. En efecto, el error cometido cada año es de 0,25-0,2425=0,0075 días; si lo multiplicamos por 400 y lo dividimos por 3, obtenemos 1 día: 0,0075x400/3=1.

También se estableció (igual que en el calendario juliano) que fueran bisiestos los años múltiplos de 4, excepto las centurias (los años que terminan en dos ceros) que debían ser múltiplos de 400. Así, 1700, 1800, 1900 ó 2100 no son bisiestos, pero sí lo son 1600, 2000 ó 2400.

La cosa está clara: 1900 no fue bisiesto. El mes de febrero de 1900 tuvo 28 días.

Hagamos un experimento. Pongamos a una celda el formato: dddd, dd "de" mmmm "de" aaaa. Escribamos en esa celda 29/02/1900. Obtendremos, para nuestra sorpresa, el siguiente resultado: miércoles, 29 de febrero de 1900.

¿Por qué Excel considera válida una fecha que no lo es?

Parece que el error no se le debe atribuir a Microsoft sino a Lotus. En 1983, los programadores de Lotus 123 cometieron el error de considerar bisiesto el año 1900. Puesto que Lotus 123, la hoja de cálculo más popular en aquella época, es anterior a la primera versión de Excel (1985), los responsables de Microsoft, que querían crear un programa para competir con Lotus y conocían el fallo, reprodujeron el error para conseguir la máxima compatibilidad con el programa de su rival.

¿Cómo afrontó Microsoft este problema? Es bien sabido que en Excel el calendario empieza el 1 de enero de 1900. Ese día fue lunes pero Microsoft tuvo que pasarlo a domingo. De ese modo, a partir del 1 de marzo de 1900 (que fue jueves), todos los días se ajustaron perfectamente.

Hagamos otro experimento. Pongamos en una hoja estos valores:

Aplicando el formato de fecha d/mmm/aaaa, obtendremos:

Como el 2 de enero de 1900 fue lunes (aunque sabemos que, en realidad, fue martes), al asignar a las celdas el formato dddd, obtendremos los días de la semana.

Nota: La duración señalada para el cálculo del calendario gregoriano tampoco es exacta. La cifra correcta es 365,242189 días por año. Esto significa que cada 3300 años debe quitarse un día. Desde que se implantó el calendario hasta el día de hoy han transcurrido menos de 500 años; aún falta mucho para el ajuste.

lunes, 7 de noviembre de 2011

Formato de fecha y hora

Con el formato personalizado es muy sencillo mostrar el día, el mes o el año de una fecha. Para hacerlo, escribimos la fecha en una celda y, luego, le aplicamos el formato adecuado. La tabla siguiente muestra los casos mas simples.

Aunque sólo se muestre el día, el mes o el año, en la celda sigue estando la fecha completa, como lo podemos comprobar fijándonos en la barra de fórmulas.

Mezclando los formatos con texto, podemos completar la expresión:

También podemos poner colores en distintos rangos:

Los tres últimos formatos hay que escribirlos e una única línea.

40000 es el valor numérico del día 06/07/2009. Por tanto, [>40000] es equivalente a [>06/07/2009], pero hay que utilizar la primera expresión; la segunda no funciona.

39500 es el valor numérico del día  22/02/2008. [Verde][<=39500]dd-mmmm-aaaa se aplicará únicamente a las fechas anteriores al 22/02/2008.

Las fechas comprendidas entre el 22/02/2008 y el 06/07/2009 se mostrarán con el color 41.

Veamos, ahora, los casos más simples de formatos personalizados de hora.

Excel interpreta m o mm como formato de mes y, cuando lo aplicamos a horas, devuelve un valor erróneo. Para comprender lo que hace, escribimos en una celda vacía 4:15:02 y le ponemos el formato d/mmm/aaaa h:m:s. El resultado es una fecha extraña: 0/ene/1900 4:15:2. Como m es, para Excel, el número del mes, devuelve un 1, el correspondiente a enero.

Otros ejemplos.

Sumemos y restemos fechas y horas.

La conclusión es clara; cuando hay que calcular espacios de tiempo grandes es conveniente usar horas y no días.


viernes, 4 de noviembre de 2011

Cómo almacena Excel la fechas y las horas

Excel almacena las fechas como números correlativos comprendidos entre 1 y 2.958.465. El número 1 corresponde al día 01/01/1900 y el 2.958.465 corresponde al 31/12/9999. Ninguna fecha anterior o posterior a estas dos tiene sentido para Excel. La aceptará, pero no como fecha sino como texto.

Hagamos unas comprobaciones escribiendo algunas fechas:

Lo primero que observamos es que las cuatro primeras están justificadas a la derecha (así se alinean las fechas por defecto) mientras que las tres últimas lo están a la izquierda (por defecto, los textos se alinean a la izquierda). Excel ha considerado válidas las fechas que están en el rango 01/01/1900 - 31/12/9999; las que están fuera, las ha tratado como textos.

Si sumamos 1 a cada celda, obtendremos la fecha del día siguiente.

En B1:
=A1+1

Copiando la fórmula hacia abajo se obtiene:

El resultado es correcto en B1:B3, pero en B4 no puede obtener el día siguiente; a Excel se le ha acabado el calendario. Los tres últimos resultados son errores lógicos ya que estamos sumando textos con números.

Poniendo formato general, comprobaremos el número asociado a cada fecha válida. Para ello, seleccionamos A1:B7, pulsamos Ctrl + 1 y, en la ficha Número, elegimos General. El resultado es:

Las fechas verdaderas se han convertido en números; las que Excel no considera válidas y los errores, no han sufrido variación. La celda B4, ahora que no está en formato fecha, ha sumado correctamente una unidad al valor de A4.

Si restamos dos fechas válidas, Excel restará los números asociados a dichas fechas y, en consecuencia, devolverá el número de días que hay entre ellas.

En B9:
="07/08/2011"-"06/07/2011"    [Resultado: 32]

De otra forma:

En A10: 07/08/2011
En A11: 06/07/2011
En B11: =A10-A11    [Resultado: 32]

Veamos, con unos ejemplos, cómo se almacenan las horas. En una hoja nueva escribimos:

Poniendo formato general obtenemos:

Todas las horas se almacenan como números decimales comprendidos entre 0 y 1. Así, las 6:00 (1/4 de día) se almacena como 0,25; las 12:00 (medio día) como 0,5; las 18:00 (3/4 de día) como 0,75, etc. Entre las 0:00 y las 24:00 hay una diferencia de 1. Para calcular manualmente el número que le corresponde a 4 horas, 50 minutos y 15 segundos, recurriremos a la regla de tres simple que aprendimos en nuestros años juveniles.

Probemos otro ejemplo. En A1 ponemos una fecha; en B1, una hora; en C1, la misma fecha y hora combinadas.

¿Cómo se almacena la combinación de una fecha y una hora? Como siempre, lo sabremos poniendo un formato general.

Ocurre lo que era de prever. En C1 se ha almacenado la suma de A1 y B1.


miércoles, 2 de noviembre de 2011

Formatos personalizados

Siempre me ha gustado usar formatos personalizados. Los predefinidos son muy útiles, pero los personalizados ofrecen muchas posibilidades. Por este motivo, hoy voy a escribir sobre ese tema.

Para acceder al cuadro de diálogo de formatos, podemos pulsar Ctrl + 1 (desde el teclado principal) o hacer clic en la flechita que hay abajo y a la derecha del grupo Número en la ficha Inicio. También se puede poner un acceso en la barra de acceso rápido.

Luego, seleccionamos Personalizada y, debajo de Tipo, escribimos nuestro formato.






















El formato personalizado consta de cuatro apartados separados por punto y coma: el primero es para dar formato a los números positivos; el segundo, para los números negativos; el tercero, para el cero; el cuarto, para el texto.

Formato para números positivos;Formato para números negativos;Formato del cero;Formato del texto

La almohadilla (#) se emplea para que se muestren números sólo cuando existen. Por ejemplo, si en una celda hay un 9 y le ponemos el formato ##, no se mostrará 09 sino 9.

El cero (0) se emplea para que se muestren tantos dígitos como ceros pongamos, aunque el número tenga menos dígitos que ceros hemos puesto. Siguiendo con el ejemplo anterior, si a la celda que contiene un 9 le ponemos el formato 000, se mostrará 009.

La arroba (@) se usa, en el cuarto parámetro, para mostrar el texto.

Supongamos que a la celda A1 le ponemos el siguiente formato: #.###;-#.###;000;@
Si en A1 escribimos 4585, aparecerá 4.585 (hemos puesto un punto para separar los miles: #.###)
Si ponemos 12500467, aparecerá 12.500.467 (el formato sirve para millones, miles de millones...)
Si escribimos -63200, se mostrará -63.200 (hemos puesto un guión delante del segundo parámetro: -#.###)
Si en A1 escribimos un cero, aparecerá 000 (hemos puesto tres ceros en el tercer parámetro).
Cualquier texto que escribamos se verá tal y como lo hemos escrito (El signo @ muestra el texto sin añadir ni quitar nada).

Hasta aquí hemos visto lo más básico. Profundicemos un poco más.

En la celda A2 ponemos el siguiente formato: "Beneficios: "#.###,00 €;"Pérdidas: "#.###,00 €;;
No hemos puesto formato, ni para el cero, ni para el texto. Esto significa que si escribimos un cero o cualquier texto en A2, no se mostrará nada en la celda. El cero o el texto existen (lo podemos comprobar en la barra de fórmulas) y se puede operar con ellos, pero no se ven.
Poniendo 56500,756, se mostrará: Beneficios: 56.500,76 € (el primer parámetro, el de los números positivos, va precedido de un literal entrecomillado, seguido del formato que han de tomar los valores y terminado con el signo del euro, que no necesita ser entrecomillado; como hemos puesto dos ceros, se muestran dos decimales y 756 se redondea a 76).
Si escribimos un número negativo; por ejemplo, -120, el resultado será: Pérdidas: 120,00 € (no hay signo menos ya que lo hemos omitido en el formato).


Si no queremos que se muestre nada en la celda A3, el formato deberá ser: ;;;
Poniendo cualquier tipo de dato en A3 —texto, números, fechas, horas...— comprobaremos que no se ve nada, aunque, como se ha indicado más arriba, el dato exista y se pueda ver en la barra de fórmulas.

El guión bajo (_) seguido de otro carácter —por ejemplo, la barra vertical (|)—, deja un espacio en blanco a la izquierda o a la derecha del dato escrito en la celda.

Ponemos en A4 este formato: _|_|_|@
Ahora, en la misma celda, escribimos la frase: Luna llena
Como los textos, por defecto, se justifican a la izquierda, Excel dejará tres espacios en blanco desde el borde izquierdo y, luego, escribirá Luna llena.
También se puede dejar un margen a la izquierda desde la ficha Alineación, justificando horizontalmente a la izquierda y eligiendo una sangría adecuada, pero no estaremos utilizando un formato personalizado (que es el motivo de este artículo).





















Como, por defecto, los números se justifican a la derecha, si queremos dejar un espacio en el margen derecho, tendremos que poner el guión bajo seguido del otro carácter a la derecha.

Ponemos en A5 el siguiente formato: #.##0,00_{_{
Si escribimos 55, Excel mostrará: 55,00 y dejará dos espacios a la derecha de la celda.
Si, ahora, ponemos en A6 el formato #.##0,00_W_W y escribimos 55, comprobaremos que el espacio que queda a la derecha es mayor que el de la celda A5. Esto es debido a que W ocupa más espacio que la llave ({).

El asterisco (*) seguido de otro carácter rellena el espacio en blanco de la celda con ese carácter. Se puede poner a la izquierda o a la derecha del dato.

Probemos en A7 el formato personalizado: */@
Escribiendo Cabello, se muestra: //////Cabello. El número de barras dependerá de la anchura de la celda.
Si ponemos en A8 el formato: @*<  y escribimos Cabello, se mostrará: Cabello<<<<<<

Naturalmente, podemos combinar el guión bajo con el asterisco.
Pongamos en A9 el formato: _(_(#.##0,00*- y escribamos 8,956. Se verán dos espacios seguidos de 8,96---------
Cambiaremos el orden en A10: *.#.##0,00_(_(_(. El número 8,956 se verá de esta manera: .............8,96 y tres espacios a su derecha.

En los últimos ejemplos no hemos empleado el formato completo; es decir, los cuatro apartados separados por punto y coma. Cuando ponemos un formato numérico  —por ejemplo, #.##0,00—, tanto los números positivos como los negativos o el cero utilizan este formato; el texto toma el formato por defecto. Por el contrario, cuando ponemos formato de texto —por ejemplo, _(_(@—, los número son tratados como textos.

Al asignar formato a una celda le podemos asignar un color; para ello, hay que escribir el color encerrado entre corchetes. Los colores disponibles son: [Negro], [Azul], [Cian], [Verde], [Magenta], [Rojo], [Blanco], [Amarillo] y [Color n], donde n es un número comprendido entre 1 y 56.

Formato de A11: [Verde]"Ingresos: "#.###;[Rojo]"Gastos: (-)"#.###;[Azul]"Nulo: "0;[Color44]@
Si escribimos un número positivo: 1257; en color verde, se verá : Ingresos: 1.257
Si el número es negativo: -65020; en rojo, se mostrará: Gastos: (-)65.020
Si ponemos un cero, se verá en azul: Nulo: 0
Finalmente, si escribimos un texto: Cervantes; en color 44, se verá: Cervantes

Podemos asignar colores por intervalos.

Formato de A12: [Magenta][>500]#.##0;Estándar
Los números mayores que 500, se verán en color magenta; en caso contrario, Excel utilizará el color por defecto (normalmente, el negro).

Formato de A13: [Verde][>6000] #.##0;[Rojo][<-6000] -#.##0;Estándar
Los valores superiores a 6000 se escribirán en verde; los menores que -6000, en rojo; el resto, en el color por defecto.

En A14 queremos conseguir diferentes colores según las franjas de la tabla siguiente. Además, añadiremos un texto distinto en cada caso.







Formato de A14: [Rojo][<100]"Menos de 100"* 0;[Azul][>200]"Más de 200"* 0;[Verde]"Entre 100 y 200"* 0
Hay que dejar un espacio después de cada asterisco (*) para que el texto se justifique a la izquierda y los números a la derecha.

Combinando el formato personalizado y el formato condicional, las posibilidades se multiplican. Podemos, por ejemplo, añadir texto con el formato personalizado y dejar al formato condicional la adjudicación de colores.