viernes, 4 de noviembre de 2011

Cómo almacena Excel la fechas y las horas

Excel almacena las fechas como números correlativos comprendidos entre 1 y 2.958.465. El número 1 corresponde al día 01/01/1900 y el 2.958.465 corresponde al 31/12/9999. Ninguna fecha anterior o posterior a estas dos tiene sentido para Excel. La aceptará, pero no como fecha sino como texto.

Hagamos unas comprobaciones escribiendo algunas fechas:

Lo primero que observamos es que las cuatro primeras están justificadas a la derecha (así se alinean las fechas por defecto) mientras que las tres últimas lo están a la izquierda (por defecto, los textos se alinean a la izquierda). Excel ha considerado válidas las fechas que están en el rango 01/01/1900 - 31/12/9999; las que están fuera, las ha tratado como textos.

Si sumamos 1 a cada celda, obtendremos la fecha del día siguiente.

En B1:
=A1+1

Copiando la fórmula hacia abajo se obtiene:

El resultado es correcto en B1:B3, pero en B4 no puede obtener el día siguiente; a Excel se le ha acabado el calendario. Los tres últimos resultados son errores lógicos ya que estamos sumando textos con números.

Poniendo formato general, comprobaremos el número asociado a cada fecha válida. Para ello, seleccionamos A1:B7, pulsamos Ctrl + 1 y, en la ficha Número, elegimos General. El resultado es:

Las fechas verdaderas se han convertido en números; las que Excel no considera válidas y los errores, no han sufrido variación. La celda B4, ahora que no está en formato fecha, ha sumado correctamente una unidad al valor de A4.

Si restamos dos fechas válidas, Excel restará los números asociados a dichas fechas y, en consecuencia, devolverá el número de días que hay entre ellas.

En B9:
="07/08/2011"-"06/07/2011"    [Resultado: 32]

De otra forma:

En A10: 07/08/2011
En A11: 06/07/2011
En B11: =A10-A11    [Resultado: 32]

Veamos, con unos ejemplos, cómo se almacenan las horas. En una hoja nueva escribimos:

Poniendo formato general obtenemos:

Todas las horas se almacenan como números decimales comprendidos entre 0 y 1. Así, las 6:00 (1/4 de día) se almacena como 0,25; las 12:00 (medio día) como 0,5; las 18:00 (3/4 de día) como 0,75, etc. Entre las 0:00 y las 24:00 hay una diferencia de 1. Para calcular manualmente el número que le corresponde a 4 horas, 50 minutos y 15 segundos, recurriremos a la regla de tres simple que aprendimos en nuestros años juveniles.

Probemos otro ejemplo. En A1 ponemos una fecha; en B1, una hora; en C1, la misma fecha y hora combinadas.

¿Cómo se almacena la combinación de una fecha y una hora? Como siempre, lo sabremos poniendo un formato general.

Ocurre lo que era de prever. En C1 se ha almacenado la suma de A1 y B1.


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